Turismul de afaceri: "afacerea" mileniului
Articol
TEXT: Paul Rogojinaru
FOTO: ORLANDO ROSU

Cu evidente posibilitati de cazare, cu baruri si restaurante proprii, cu o gama diversificata in ceea ce priveste relaxarea si distractia (mese de biliard, discoteca, sauna, fitness, terenuri de tenis etc.) hotelurile par a fi cele mai potrivite locatii pentru derularea turismului de afaceri. Si cum astazi majoritatea hotelurilor au deja pregatite sali de conferinte dotate corespunzator, turismul de afaceri se poate cu adevarat concretiza ca o afacere in sine.

Structura mediului de afaceri in industria reuniunilor
Daca in numarul trecut am incercat sa explicam care sint avantajele Romaniei pe piata de reuniuni si cit de importanta este industria de reuniuni, de aceasta data vom dezbate pe scurt structura mediului de afaceri in industria reuniunilor si vom prezenta citeva locatii care au avut succes pe piata turismului de afaceri. Astfel, incepem prin a preciza ca evenimentul este ca un organism viu, cu nevoi numeroase - de la planificarea sa strategica pina la gestionarea si materializarea sa integrala - in care se articuleaza multiple "celule", cu cele mai diverse functiuni. In acest fel functioneaza raporturile la nivelul mediului de afaceri din turismul de reuniuni intre principalele parti implicate.
Beneficiarii sau initiatorii unor reuniuni ce au ca destinatie Romania pot fi:
l companii de stat sau private, romanesti sau mixte;
l institutii publice sau guvernamentale;
l asociatii profesionale nationale sau internationale;
l institute de cercetare in diverse domenii.

Indiferent de tipul entitatii, aceasta poate sa fie:
l cu sediul in Bucuresti sau in tara;
l rezidenta oriunde in lume.

Beneficiarul initiaza de obicei evenimentul - conferinta, congres, seminar, sesiune de training etc. - pe principiul periodicitatii, majoritatea reuniunilor avind mai mult de o singura editie si o cadenta in genere anuala. De multe ori, beneficiarul cauta pentru fiecare editie o noua destinatie, spre a oferi diversitate si o nota spectaculoasa evenimentului, dar si din motive concrete (tematica, originea majoritatii participantilor etc.). Din ce in ce mai multi clienti externi aleg Romania ca destinatie a evenimentelor lor: Adunarea Parlamentara Anuala a OSCE (2000), Conferinta Anuala si Adunarea Generala a BERD (2002), Congresul Mondial IRU - Uniunea Internationala a Transportatorilor Rutieri (2002), Congresul EMAS (2003) sint doar citeva dintre exemplele ultimilor ani. Beneficiarul este cel mai adesea strain de domeniul turismului in general si al organizarii profesioniste de reuniuni in special. Din punct de vedere comercial, atributiile sale se refera mai degraba la generarea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potentialilor participanti, la realizarea programului stiintific si identificarea celor mai pertinenti conferentiari, precum si la supervizarea administrarii bugetului manifestarii si atragerea de surse adiacente de venituri, pe linga taxele de participare (sponsori, finantari guvernamentale nerambursabile etc.).

Participantii la eveniment sint fie persoane fizice, fie companii si institutii care isi trimit reprezentanti la reuniune, precum si personalitati din domeniul de referinta al evenimentului, specialisti, cercetatori, conferentiari, respectiv invitati oficiali. Acestora li se adauga reprezentanti ai autoritatilor centrale si locale care, conform uzantelor consacrate in lume, acorda patronajul onorific sau facilitati pentru evenimentele locale sau internationale de importanta majora pentru interesele tarii.

Integratorii de servicii dedicate pentru reuniuni sint companii care au capacitatea profesionala dovedita sa identifice, sa planifice, sa gestioneze si sa opereze integral segmentele de servicii dedicate, necesare organizarii profesioniste a unui eveniment, in acord cu caracteristicile si anvergura evenimentului, bugetul si cerintele beneficiarului. Astfel de companii pot fi:
- organizatori profesionisti de conferinte sau expozitii (PCO/PEO), companii specializate in furnizarea "la cheie" a structurii integrale de servicii necesare pentru orice tip de reuniune, respectiv manifestare expozitionala;
- agentii tour-operatoare si de management al destinatiei (acele agentii de turism care au abilitati de PCO, fiind competente si experimentate in integrarea de servicii profesioniste specializate de turism pentru evenimente, de afaceri si motivational).
Ca practici comerciale, activitatea integratorului de servicii presupune furnizarea, in raport direct sau prin subcontractarea unor alti furnizori, a structurii integrale de servicii necesare evenimentului, de la gestionarea informationala a inscrierilor si rezervarilor hoteliere ale participantilor pina la asigurarea efectiva a transferurilor la si de la aeroport, cazare, inchirierea salilor de conferinta si a echipamentelor audio-video necesare, catering, personal de hosting si asistenta specializata, organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniunii, a tururilor optionale pre si post congres etc. In Romania, numarul companiilor care se specializeaza pe astfel de activitati este in vizibila crestere, urmind tendinta ascendenta a pietei mondiale privind ponderea incasarilor din turismul de reuniuni.

Furnizorii de servicii dedicate pentru reuniuni

Acestia reprezinta o varietate larga de domenii, intervenind in procesul de organizare a evenimentului ca prestatori efectivi ai fiecaruia dintre segmentele de servicii necesare:
l detinatorii de locatii de conferinte si expozitii;
l detinatorii de structuri de cazare;
l furnizorii de transport local cu autocare, microbuze, autoturisme (transferuri individuale sau de grup APT/HTL/APT sau HTL/CONF/HTL, transport in cadrul tururilor de oras, vizitelor tehnice, excursiilor etc.);
l companii de catering si restaurante, care asigura functiunile necesare pentru cine festive, cocteiluri, receptii, pauze de cafea;
l furnizorii de echipamente audio-video si tehnice (videoproiectoare, retroproiectoare, flip-chart-uri, instalatii de sonorizare, instalatii de traducere simultana, IT si multimedia etc.);
l traducatori-interpreti de conferinta;
l tipografii (tiparirea materialelor de anuntare si promovare a evenimentelor);
l agentii de publicitate, PR si presa (productie de obiecte promotionale personalizate pentru eveniment, conferinta de presa etc.).
Sub aspect comercial, relatia intre beneficiar, integrator si furnizorii de segmente de servicii poate fi:
l in raport (recomandabil) de contractare generala a evenimentului de catre integratorul de servicii, care asigura gestionarea logistica, informationala si financiara a evenimentului, subcontractind furnizori de servicii dedicate pe segmentele pe care nu le poate acoperi in regie proprie;
l in raport direct intre beneficiar si furnizori individuali, pe fiecare segment de servicii (caz in care beneficiarul realizeaza practic integrarea evenimentului).
In primul caz, beneficiarul are avantajul ca este degrevat de efortul de timp, resurse umane si eventuale pierderi financiare, intrucit PCO-ul are, prin menirea sa, obligatia de a optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mult scazute fata de cele obtinute - chiar si in urma unei negocieri de catre un beneficiar final.
Optiuni
• Printeaza articol
• Oferte in acesta zona